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易初观点:如何利用ISO9001管理好公司档案

作者:易初观点 丨 时间:2014-12-18 14:23
[导读]企业档案管理和质量管理是企业管理中不可缺少的工作,在企业生产经营、技术改造中发挥

企业档案管理和质量管理是企业管 理中不可缺少的工作,在企业生产经营、 技术改造中发挥着重要的作用, 
 
一、企业档案管理的含义和要求
 
(一)企业档案的含义
 
企业档案,是指企业在生产经营和 管理活动中形成的有保存价值的各种形 式的文件材料,来源于市场营销、生产技 术管理、劳动人事管理、设备能源管理等 一系列和质量管理有关的活动,并以书 面文件、图纸、磁盘、电子媒体等形式保 存下来的记录,从理论上讲,企业档案大 量地来源于企业质量管理活动。
 
(二)企业档案管理的要求 一是在组织管理上,需建立与单位
 
实际相适应的档案管理体制和档案工作 机构,配置专、兼职档案员,制定并落实 文件材料整理归档等一系列档案工作制 度。二是在档案保管条件上,要配置专 用的档案库房并符合库房管理的“七防” 要求,配置符合要求的档案装具及设备 设施,三是在档案基础业务建设上,能够 按标准规范开展文件材料及档案整理、 保管、鉴定、统计工作。四是编有一系列 档案检索工具和档案汇编材料,搞好开发利用工作。
 
档案工作的实质是一项管理工作, 除了需要档案部门规范化、科学化、专业 化管理外,档案工作同各个部门各个环 节相连,档案材料的汇集依赖于各部门 的资料的汇集。
 
二、IS09001质量管理体系的要求
 
IS09001标准是一个管理标准,主要 由质量管理体系要求、策划、资源管理、 产品实现、采购和测量分析改进等章节 构成,质量体系贯穿了产品生产制造、基 础设施管理、试验检测、售后服务等产品 质量形成的全部过程,实际上就是一个 过程控制,在这个过程中必然产生着大 量的企业档案。同时IS09001标准要求 建立并保持文件化的质量体系,保持文 件的适用性。具体讲,就是要有质量手 册、程序文件和作业指导性文件共三个 层次的文件,这些文件必然是企业质量 管理中应归档保存的重点内容。按照 IS09001标准的要求,企业建立一个文件 化的管理体系,编制了包含对文件和记 录控制、过程控制、内部检查、不合格控 制和纠正预防措施等内容的质量手册和 程序文件。本公司管理方式是规定质量 记录程序由综合档案室编制文件及控 制,按照质量记录控制程序文件要求,我 们又编制了第三层次受控文件《质量记 录清单》,部门质量体系管理中产生的记 录名称,使用部门、保管部门及保管期限 在清单里一目了然,该清单明确了哪些 记录应归档,哪些记录由部门保存。应 该归档的记录由各部门文件管理员收集 归档,如机械动力部的《设备台帐》、《设 备检修任务书单》,有些记录在《质量记 录清单》规定由部门自行保存,如各生产 车间的《岗位操作记录》、«日巡检记录》, 即每天对生产装置的工艺记录、电器仪 表、生产设备的日常巡查工作,作为后期 工作参考凭证;再如公司人力资源部的 《职工培训登记表》,作为日常管理工作 的考核目标及质量审核的依据材料,需要随时利用检索,也自行保管,以便于随 时调借记录和定期的外部审核。
 
三、企业档案与质量体系在管理目的手 段上实现有效整合
 
IS09001标准要求企业建立并执行 质量记录的档案管理程序,在标准中的 “4.2.3文件控制”和“4.2.4记录控制”对 文件的管理和质量记录的管理进行了明 确的定义,无论是文件发布前的批准、审 批、更改、修订、发放、保存废止,还是质 量记录的标识、贮存、检索、保管和处置 等等都和档案管理工作如出一辙,非常 便于为评价产品过程和服务是否符合规 定要求和质量体系有效运行,提供分析 依据。可见“质量记录”从管理程序到 管理目的乃至名词术语都与档案管理要 求相似。因此,“质量记录”相当一部分 属于“企业档案”的范畴。“质量记录” 的控制必须依靠档案工作管理网络提供 保证和支持。公司在开展IS09001标准 认证中原有的档案管理体系对资料的控 制发挥了重要作用,所以企业档案和质 量体系在管理目的、管理手段、管理要求 上较为相似,档案业务同质量体系紧密 相联。
 
四、通过贯彻IS09001标准,有效的促 进了公司档案管理工作规范化
 
贯彻IS09000标准就要求加强文件 和资料的控制,统一文件生成、审批程序, 统一文件的格式,做好文件材料的分类和 标识,既保证了文件材料的统一性和准确 性,同时也保证了档案的完整性、统一性 和有效性。公司进行IS09001质量管理 体系的达标,使各部门建立了本专业的管 理体系外,文件控制程序,记录控制程序 和档案管理办法同样也覆盖部门的整个 管理过程中。一方面我们根据《工业企业档案分 类试行规则》、《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》,2009年又重 新修订了《企业档案分类方案及保管期 限表》,按质量体系受控文件发放,对各 类档案归档范围、保管期限、主要形成部 门做了重新修改,进行了规范化管理。另 一方面,为了促进公司的质量管理体系 作用的发挥,结合档案管理工作既要符 合制度规定又要符合使用部门的利用查 找的原则,结合质量管理体系的要求,对 归档方式、归档要求、保管、利用、鉴定、 销毁、移交等制度进行修改,即《档案管 理制度汇编》,按受控文件进行发放,使 其从内容上更全面的涵盖了质量管理体 系中涉及的档案管理内容;同时我们在 公司各部门内部设立兼职档案管理人 员,通过培训方式将公司的《档案管理制 度汇编》贯彻落实到每个部门,使质量体 工作人员的聘用要坚持“公开、平等、竞 争、择优”原则,及时把高素质、有创新能 力的系运行中产生的文件材料在保管、存放、 检索、利用方式上符合档案制度要求,为 了加强管理,我们还建立了《档案管理考 核细则》,对有档不归或不符合档案管理 规定的单位和个人,对照细则硬考核,硬 兑现,年终对表现突出的单位和个人,将 给予表彰奖励。从而规范档案管理的绩 效考核,有效地促进了企业档案工作的 综合管理。
 
尽管IS09001系列标准没有把档案 工作作为一项单独的要素列入标准,但 由于档案工作的职能作用及其与质量体 系中各要素的关系,形成了档案工作与 贯彻IS09000标准间相辅相成的联系, 企业档案管理工作是质量管理体系的重 要环节之一,也是保证质量体系持续有 效运行不可缺少的部分。与此同时,要 使贯标工作与档案管理自身规范有机的 结合,既要重视质量体系,也要杜绝片面 地把贯标工作与档案管理工作对立起来 务生产、融入经济,辅助决策”等更多方面的错误做法,甚至破坏了档案工作自身 的规范。总之,只有正确地处理好质量 体系工作与档案工作的关系。才能推进 档案管理工作与质量体系认证工作不断 的向前发展,最终实现不断持续改进、规 范企业基础管理工作的目标。
 
通过贯标,企业的档案管理进一步 规范化,并经过持续改进,不断提高,且 始终处于受控状态,使制度符合企业的 生产运行,这样的制度才是合理和实用 的。IS09001标准在企业档案管理中的 应用也是适宜的。
 
(二)模式创新
 
目前,钢铁企业档案馆大多都是挂 靠在其他部门的一个科室,为非独立的 档案行政机构。这种管理模式使档案管 理职能的执行力大打折扣,已难以适应 企业档案工作的要求。企业的领导者、 经营管理者以及企业员工都应该认识 到,在现行经济条件下,搞好企业档案工 作,对企业有效地参与市场竞争,追求最 大的经济效益和实现自我发展,都有无 可替代的作用,企业档案工作也是与企 业的经济利益直接相关的,因此,应当将 档案管理部门从其他部门分离出来,提 升档案馆的地位,升格为直属单位,使档 案管理部门真正具备档案管理的决策 权,这将对促进档案管理的变革,实现企 业档案工作的超载都具有重要意义。
 
(三)人才资源创新
 
一是要树立人才资源是第一资源的 思想,要针对档案专业人员成长和工作 特点,要加强人才队伍建设,打造一支业 务精、忠诚、敬业、负责、主动、勤奋、敢于 创新、善于学习的专业档案队伍。档案优秀人才提拔调整到重要工作岗位 上来,为深入开展企业档案资源建设工 作提供智力保障。流动渠道,加大交流力度。通过上挂、下 派、部门之间交流,部门内部轮岗等方式, 加快现有人才的培养成长。同时尽快建 立健全各类人才“能进、能出,能上、能下” 新机制,进一步优化人才队伍结构。
 
三是要建立健全运行和监督机制, 要创造良好的培养环境,给每位优秀人 才制定具体目标,对人才实施动态管理、 优胜劣汰,加快和促进人才辈出。
 
(四)服务创新
 
档案工作的宗旨是利用,档案工作的 生命力在于服务。要围绕服务做文章,不 断拓展服务领域-创新服务机制,增强服 务效果,研究开发档案信息资源,编研高 层次的档案专题成果,使档案服务工作满 足企业发展的需求,同时,可以突破本部 门和本单位的局限,实现优势互补,在“服融会贯通,发挥企业档案重要的现实作 用。在服务创新方面,应着為抓好以下方 面工作:二要认真把握顾客对服务的期 望。二要用顾客的抱怨改进自身的缺陷。 三要保持服务弹性满足不同客户的期望。 四要随客户价值观念演变创新服务的内 容。五要有求必应要与主动服务结合。六 要服务至上要与合理约束顾客期望结合。
 
创新是永无止境的,不能一蹴而就、 一劳永逸,今天看来是新的东西,也许明 天就成了旧的,但创新也要从各企业档 案工作的实际出发,不断更新知识、更新 观念,创新理论;掌握档案工作的发展规 律,与时俱进,以服务为宗旨,档案工作 才能从创新中获得更大发展。
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